1. Come posso inviare una segnalazione?
Se intendi segnalare un illecito avvalendoti dell’applicativo digitale dovrai acccedere allo stesso scegliendo se inviare la segnalazione come utente registrato od utente non registrato:
Utente Registrato: crei un account tramite il quale accedi con username e password alle tue segnalazioni. In questo caso la tua identità è disponibile al destinatario gestore della segnalazione, ma è separata dalla segnalazione e nascosta.
Utente non registrato: crei la segnalazione e accedi ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. Custodisci con cura il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrai più accesso alla tua segnalazione. Se hai indicato nome e cognome, la tua identità resterà nascosta ma accessibile solo al gestore della segnalazione. Se preferisci restare anonimo, non indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla tua identità. Se alleghi dei file, ricorda di verificare che non contengano riferimenti alla tua identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dal gestore della segnalazione, potrai comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.
2. Da chi e come viene gestita la mia segnalazione?
La segnalazione viene gestita dall’Organismo di Vigilanza nominato dalla Società G.B.A. S.r.l.
3. Come posso verificare l'andamento della mia segnalazione?
Se sei un utente REGISTRATO o hai indicato l’indirizzo e-mail come UTENTE NON REGISTRATO, riceverai una notifica via e-mail nel caso in cui il gestore della segnalazione voglia richiederti ulteriori informazioni o chiarimenti. Se non ricevi notifiche, verifica anche nella casella dello spam. Ad ogni modo, ti consigliamo di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare direttamente se hai delle richieste o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione. Per motivi di riservatezza, ti ricordiamo di non utilizzare un indirizzo di posta aziendale.
4. Come posso integrare la segnalazione?
Dopo aver inviato la segnalazione puoi integrarla, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo un messaggio nell’area “messaggi”.
4. Quali fatti o atti posso segnalare?
Potrai segnalare esclusivamente comportamenti considerati illeciti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231, ovvero violazioni dei protocolli previsti nel Modello di Organizzazione e Gestione adottato dalla Società G.B.A. S.r.l.
6. Come viene gestita la mia identità?
Le segnalazioni e l'identità del Whistleblower sono altamente riservate; Il software nasconde l’identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è comunque concesso esclusivamente al gestore della segnalazione, tramite una procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui il gestore della segnalazione abbia visualizzato la tua identità, verrai informato dalla piattaforma tramite un avviso. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.
7. Policy sulla riservatezza
La segnalazione è accessibile solo a te ed all’Organismo di Vigilanza della Società G.B.A. S.r.l. Tramite questa piattaforma puoi inviare una segnalazione in maniera sicura e riservata. Inoltre, puoi inviare una segnalazione in forma completamente anonima.
Segnalazione Riservata: per segnalazione riservata si intende una segnalazione in cui il segnalante è identificabile. Le segnalazioni riservate prevedono la registrazione preliminare dell’utente e successivamente, una volta creato l’account, l’utente può inviare la segnalazione. È possibile inviare una segnalazione riservata anche senza creare un account, compilando il modulo della segnalazione dalla sezione "Segnala senza registrazione" e indicando i dati personali alla fine del modulo. I dati del segnalante sono separati dalla segnalazione, pertanto la segnalazione riservata viene inviata al gestore della segnalazione in forma anonima. Soltanto il gestore della segnalazione è in grado di associare la segnalazione ai dati del segnalante e quindi visualizzarne l’identità.
Segnalazione anonima: le segnalazioni anonime sono segnalazioni che non consentono l’associazione della segnalazione al nominativo del segnalante in quanto il dato del nominativo del segnalante non esiste. In questo caso il segnalante non è obbligato a registrarsi al sistema e può inviare la segnalazione come utente non registrato nella sezione "Segnala senza registrazione".
Questa piattaforma garantisce la riservatezza e la sicurezza delle informazioni: tutti i contenuti da te inseriti, compresa la tua identità sono crittografati e possono essere letti esclusivamente da te e dal gestore della segnalazione.
